Koliko gostiju stvarno dođe na vjenčanje i kako to izračunati
Sala traži konačan broj gostiju sedam dana prije vjenčanja. Taj broj se plaća bez obzira na to koliko ljudi stvarno sjedne za stol. To je jedina brojka u cijelom planiranju koja se ne smije pogađati.
Problem je što se do nje dolazi obrnutim redoslijedom od onoga koji bi imao smisla. Potvrde stižu zadnji tjedan, dio ljudi ne odgovori nikad, a nekoliko njih se pojavi iako nisu javili. Razlika između popisa i stvarnosti zna biti dvadeset ljudi, što je kod cijene stolice od 80 eura oko 1600 eura u jednom ili drugom smjeru.
Dobra vijest je da se ta razlika ponaša predvidljivo. Postotak otkazivanja ovisi o vrsti svadbe, a ne o sreći, pa se konačan broj može izračunati mjesec dana unaprijed s odstupanjem od nekoliko ljudi.
Koliko gostiju stvarno dođe na vjenčanje?
Kod lokalne svadbe, gdje gosti dolaze iz istog kraja, otkaže otprilike 5 do 10 posto potvrđenih. To su bolest, iznenadni posao te dijete koje se razboli u petak navečer.
Kod svadbe u drugom gradu postotak raste na 10 do 15, jer dolazak traži put i često noćenje. Na obali ili na otoku u sezoni ide na 15 do 25 posto, jer je smještaj skup, gužve su velike, a gostu to postane cijeli vikend umjesto jedne večeri.
Prije toga se odvija još jedno osipanje koje se lako previdi. Od poslanih pozivnica potvrdno odgovori 75 do 85 posto pozvanih kod lokalnih svadbi, a znatno manje kod onih koje traže putovanje. To je prvi krug osipanja, a događa se mjesecima prije drugog.
Zbrojeno: ako pozoveš 120 ljudi na lokalnu svadbu, realno očekuj između 95 i 105 njih. Tko planira salu za 120, plaća prazan prostor.
Tko najčešće ne dođe
Postotak je prosjek, a prosjek se može izoštriti ako znaš koje kategorije gostiju se najviše osipaju.
Kolege s posla su prve na tom popisu. Pozivnica se prihvati iz pristojnosti, a dolazak ovisi o rasporedu koji se zna promijeniti. Odmah iza njih su gosti s malom djecom, osobito ako je vjenčanje bez djece ili počinje kasno navečer.
Daljnja rodbina iz drugog kraja ima svoj obrazac: potvrdi rano i otkaže kasno, često u zadnjem tjednu. Gost koji dolazi sam, u društvo koje ne poznaje, također lakše odustane. Kod starijih gostiju ljeti vrućina i put nisu izlika nego stvaran razlog.
S druge strane, uža obitelj, kumovi i najbliži prijatelji gotovo nikad ne otkažu. Njih računaj kao sigurne i ne troši živce na njihovu potvrdu.
Kako postaviti rok za potvrde
Ovdje se griješi kod svake druge svadbe, uvijek na isti način: rok za goste stavi se na isti dan kad ga traži sala, pa ne ostane nijedan dan za podsjećanje.
Postavi svoj rok dva tjedna prije nego što ga traži sala. Ako sala traži konačan broj sedam dana prije, tvoj rok gostima ide tri tjedna prije vjenčanja. Ta dva tjedna su cijeli manevarski prostor koji imaš.
Na pozivnicu napiši konkretan datum, ne "molimo javite na vrijeme". Rečenica "molimo potvrdu do 15. svibnja" donosi odgovore, a rečenica bez datuma ne donosi ništa. Uz to napiši i za koliko osoba pozivnica vrijedi, jer se time riješi pola nesporazuma oko pratnje te djece prije nego što uopće nastanu.
Računaj na jedan podsjetnik tjedan dana prije roka. Kratka poruka onima koji nisu odgovorili donosi najveći skok u odazivu od svega što možeš napraviti. Onima koji ni tada ne odgovore, nazovi. Deset poziva je manje posla nego dvadeset praznih stolica koje si platila.
To je i razlog zašto u planeru vjenčanja I Do rok za potvrde stoji uz pozivnice, a ne uz zadnji mjesec. Ako se upiše kasno, kasno je i sve što slijedi.
Računica za konačan broj
Kreni od potvrđenih, ne od pozvanih. Od potvrđenih oduzmi očekivani postotak otkazivanja prema vrsti svadbe: 5 do 10 posto za lokalnu, 10 do 15 za svadbu u drugom gradu, 15 do 25 za obalu u sezoni.
Zatim dodaj natrag dvije do tri osobe za one koji se pojave iako nisu potvrdili. To se dogodi gotovo uvijek i bolje je imati stolicu viška nego gosta koji stoji.
Na kraju usporedi rezultat s minimalnim brojem gostiju iz ugovora sa salom. Ako je minimum sto, a računica daje devedeset, plaćaš sto. U tom slučaju je jeftinije pozvati još nekoliko ljudi nego platiti prazne stolice. To je jedini slučaj kad se popis širi u zadnji čas.
Primjer koji pokriva većinu situacija: 130 pozvanih, 110 potvrđenih, lokalna svadba. Računica daje otprilike 100 do 105 ljudi. Sali javljaš 105, ne 110 i ne 130.
Što se u brojci uvijek zaboravi
Dobavljači jedu na svadbi. Fotograf, snimatelj te članovi benda su pet do osam menija koje sala naplaćuje, a koji ni na jednom popisu gostiju ne postoje. Pitaj salu jesu li ti obroci uključeni ili se plaćaju posebno, jer se to razlikuje od prostora do prostora.
Djeca se broje. Zauzimaju stolicu i imaju svoj meni, pa idu na popis poimence, s dobi. Dječji obrok je jeftiniji, ali nije besplatan, a to je stavka koja se u ponudi često ni ne spomene ako je sama ne pitaš.
I još jedno: brojka se mijenja i nakon što je javiš. Zato je dobro znati do kad se smije korigirati i naplaćuje li se promjena. Kod većine sala postoji granica nakon koje se plaća prijavljeni broj, došli ili ne.
Kako voditi popis da brojka bude točna
Papirići i poruke su razlog zbog kojeg brojka nikad ne štima. Jedno ime bude na tri mjesta, a nijedno od njih nije zadnja verzija.
Vodi jedan popis, na jednom mjestu, s pet podataka po osobi: ime, kontakt, broj osoba, je li potvrdio te ima li posebnu prehranu. Uz to bilježi datum potvrde, jer tako odmah znaš tko je odgovorio prvi dan, a koga treba podsjetiti.
Odvoji potvrđene od onih koji su rekli "vjerojatno dolazimo". Sali ide samo prva skupina. I ažuriraj isti dan kad poruka stigne, jer poruka koja stigne u utorak, a upiše se u nedjelju, obično se ne upiše nikad.
U planeru vjenčanja I Do za to postoje stranice s prostorom za potvrde, a onaj dio popisa koji se stalno mijenja lakše je voditi na mobitelu. Zato smo napravili i besplatnu aplikaciju Popis gostiju by plans.hr, na hrvatskom, u kojoj gosti sami potvrde dolazak preko linka, a brojka se osvježi u istom trenutku.
Gdje se u računici pogriješi
Sala rezervirana prema broju pozvanih - Kapacitet se bira prema realnom broju prisutnih, ne prema popisu želja.
Rok za potvrde jednak roku sale - Ostaje ti nula dana za podsjetnike i pozive.
Zanemaren minimum iz ugovora - Ako padneš ispod, plaćaš razliku. Provjeri prije nego smanjuješ popis.
Popis koji se vodi na tri mjesta - Brojka je onda prosjek triju verzija, a ne podatak.
Ako ti treba samo postotak
Koliko posto gostiju otkaže?
Kod lokalnih svadbi 5 do 10 posto potvrđenih, kod onih koje traže putovanje 10 do 15, a na obali u sezoni i do 25 posto.
Kad postaviti rok za potvrde?
Tri tjedna prije vjenčanja, dakle dva tjedna prije roka koji traži sala.
Što s onima koji ne odgovore?
Podsjetnik tjedan prije roka, pa poziv. Bez potvrde se ne broje u konačan broj.
Broje li se dobavljači?
Da. Fotograf, snimatelj te bend su pet do osam menija. Pitaj salu jesu li uključeni.
Trebamo li rezervne stolice?
Dvije do tri, dogovorene sa salom. Uvijek se pojavi netko tko nije potvrdio.
Brojka koja se prati, a ne pogađa
Koliko gostiju stvarno dođe nije stvar sreće nego roka koji ima datum i popisa koji se vodi na jednom mjestu. Kad je to posloženo, razlika između plana i stvarnosti postane nekoliko ljudi umjesto dvadeset, a to je razlika koju sala ni ne primijeti.
Ako želiš da imena, potvrde i konačna brojka stoje na jednom mjestu, otvori besplatan popis gostiju za vjenčanje i prebaci ih tamo dok ih još ima malo. :)
