Kako sami organizirati vjenčanje, korak po korak

U Hrvatskoj većina parova organizira vjenčanje sama. Wedding planner je i dalje rijetkost, obično zbog cijene, a često i zato što se čini da nema što raditi kad su sala i fotograf jednom rezervirani.

Da se može, može. Tisuće ljudi to naprave svake godine. Ali se ne dogodi samo od sebe, nego zato što netko preuzme ulogu koju bi inače imao organizator: drži rokove, zove kad se ne javljaju i zna što je dogovoreno.

Problem nastane kad tu ulogu nitko ne preuzme izričito, pa se podrazumijeva da je na mladenki. Ovaj tekst je o tome kako organizirati vjenčanje tako da ta uloga ne padne sama od sebe na jednu osobu.

Kako sami organizirati vjenčanje?

Treba ti troje: podjela posla između vas dvoje, jedno mjesto gdje sve stoji zapisano i jedna osoba koja preuzima sam dan vjenčanja. To je sve što organizator zapravo radi.

Sve ostalo, biranje sale, dogovor s fotografom i odluka o dekoraciji, ionako radite vi. Organizator to ne odlučuje umjesto vas, nego se brine da se odluka donese na vrijeme i da se zapiše.

Podijelite posao odmah, ne usput

Najveći razlog svađa u planiranju nije novac nego to što jedno vodi sve, a drugo pomaže kad ga se pita.

Podijelite po cjelinama, ne po zadacima. Jedno preuzima salu, catering i piće. Drugo preuzima glazbu, prijevoz i smještaj gostiju. Papire kod matičara i u crkvi odradite zajedno jer se ionako oboje morate pojaviti. Onaj tko je preuzeo cjelinu vodi svu komunikaciju za nju i njemu se ne pomaže, nego se pita kako ide.

Napišite to na papir prvog tjedna. Zvuči previše formalno za dvoje ljudi koji se vole, ali je razlika između "mislio sam da si ti to preuzeo" i mirnog ožujka.

Ako netko iz obitelji nudi pomoć, dajte mu konkretnu cjelinu, a ne "javi ako što treba". Mama koja preuzme cvijeće i zna rok radi puno više od pet ljudi koji čekaju upute.

Redoslijed koji štedi najviše živaca

Prvo idu stvari koje se otimaju, a to su datum, sala i fotograf. Sve troje se rezervira godinu dana unaprijed, u sezoni i ranije. Dok to nije zaključano, ne treba birati boje salveta.

Zatim ide sve što se izrađuje po narudžbi: vjenčanica, prstenje, pozivnice, tisak. Tu se najviše griješi, jer se rokovi izrade zbroje tek kad je kasno. Vjenčanica se naručuje šest do osam mjeseci prije, ne dva do tri, jer probe i preinake traju.

Onda dolazi ono što ovisi o broju gostiju: potvrde dolaska, raspored stolova, meni, pokloni za goste. Taj dio ne može ranije jer se broj do zadnjeg mjeseca mijenja.

Zadnji mjesec ne bi smio biti mjesec odluka nego mjesec izvršavanja. Ako u zadnjem mjesecu još biraš dekoraciju, negdje se ranije preskočio korak. Cijeli redoslijed po mjesecima razložen je u tekstu checklista za vjenčanje.

Rokovi koje ne smiješ promašiti

Ovih pet ima tvrde datume i oko njih nema pregovora.

• Prijava namjere sklapanja braka kod matičara. Ima svoj rok i svoju cijenu, a termin se dogovara unaprijed.

• Zaručnički tečaj za crkveno vjenčanje. Traje i ne organizira se svaki tjedan, pa se prijavljuje puno prije.

• Rok za konačan broj gostiju kod sale. Obično deset do petnaest dana prije. Nakon toga se plaća broj koji si javila, došli ili ne.

• Rok za potvrde dolaska na pozivnici. Stavi ga barem tri tjedna prije nego što ti sala traži konačan broj, jer se pola ljudi javi tek nakon podsjetnika.

• Uplate ostatka dobavljačima. Svaki ima svoj rok i svaki misli da si ga zapamtila.

Naučite se pitati prije potpisa

Ovo je dio koji organizator radi rutinski, a par prvi put u životu. Prije potpisa sa salom pitaj sve što te poslije može iznenaditi: što je uključeno u cijenu po osobi, koliko traje uključeno piće, do kad glazba smije svirati, koliko košta dječji obrok, tko i kad raspremi dekoraciju, ima li obrok za fotografa i glazbenike.

Isto vrijedi za sve ostale. Fotografa pitaj tko će stvarno doći na tvoj dan, jer to nije uvijek osoba s kojom razgovaraš. Slastičara pitaj kako se torta čuva do rezanja i treba li hladnjak. Dekoratera pitaj tko raspremi i kada, jer se to zna pretvoriti u posao za tvoje kumove u dva ujutro.

Popis pitanja za salu koji se prolazi prije potpisa imaš u tekstu što pitati salu prije potpisa.

Sve na jedno mjesto, jer poruke se gube

Ponude dolaze na tri kanala. Nešto na mail, nešto na Instagram, nešto usmeno preko poznanice. Za tri mjeseca nitko ne zna je li cijena bila s dostavom.

Zato se odmah odredi jedno mjesto gdje se prepisuje ono bitno: cijena, što je uključeno, avans, rok plaćanja, rok isporuke i ime osobe s kojom si razgovarala. Bilo da je to bilježnica, tablica ili planer vjenčanja I Do koji to već ima posloženo, važno je da postoji samo jedno takvo mjesto i da mu oboje pristupate.

Dogovoreno traži i potvrdu u pisanom obliku. Kratka poruka "znači, dogovorili smo za taj datum, toliko po osobi, avans toliko" spašava od nesporazuma bolje od bilo kojeg ugovora koji nitko ne čita.

Tko preuzima dan vjenčanja

Ovo je jedina stvar koju bez organizatora stvarno moraš nekome dodijeliti, a najčešće se zaboravi.

Na dan vjenčanja netko mora biti osoba koju dobavljači zovu. Ne mladenka koja je kod frizera i ne mladoženja koji ima svoj raspored. Nego kuma, brat ili prijatelj koji je pristao i koji ima popis: tko dolazi u koliko sati, gdje se što ostavlja, tko preuzima poklone i tko plaća ostatak bendu.

Toj osobi daj papir dan prije. Ne objašnjavaj usmeno u jutro, jer se u jutro ništa ne pamti. Na papiru neka bude satnica, brojevi telefona svih dobavljača i tko je zadužen za koju stavku.

Ako to napravite, dan vjenčanja teče sam, a vi ste gosti na vlastitom slavlju. Ako ne, mladenka će cijeli dan javljati gdje idu stolnjaci.

Budžet koji izdrži do kraja

Bez organizatora nema nikoga tko će reći da ste probili budžet, pa to morate vidjeti sami.

Zapiši planirano i stvarno plaćeno jedno pored drugog, jer se razlika inače ne primijeti dok ne nestane. Ostavi rezervu od oko deset posto ukupnog iznosa za ono što se pojavi u zadnji čas, a uvijek se nešto pojavi.

I nemoj računati na novac od gostiju. Kod nas se podrazumijeva da će kuverte pokriti dio računa, ali taj iznos ne znaš unaprijed i dobivaš ga tek na sam dan, dok su sala, fotograf i cvijeće plaćeni mnogo ranije. Planiraj tako da vjenčanje možete platiti i bez toga.

Okvirne iznose po broju gostiju imaš u tekstu koliko košta svadba za 50, 80 ili 100 gostiju.

Kratki odgovori o organizaciji

Može li se vjenčanje organizirati bez wedding plannera?

• Može, a većina parova u Hrvatskoj tako i radi. Treba podjela posla između vas dvoje, jedno mjesto gdje sve stoji zapisano i jedna osoba koja preuzima sam dan.

Koliko vremena traži planiranje bez organizatora?

• Otprilike jedan do dva sata tjedno kroz godinu dana, s time da su prvi i zadnji mjesec najgušći.

Što se najčešće zaboravi?

• Rok za konačan broj gostiju kod sale, rezerva u budžetu i osoba zadužena za dan vjenčanja.

Trebamo li nekoga samo za dan vjenčanja?

• Ne mora biti plaćena usluga. Dovoljna je jedna osoba iz društva koja pristane i dobije popis dan prije.

Kad je prekasno za samostalnu organizaciju?

• Nije prekasno ni na tri mjeseca, ali tada se planira po tjednima i računa se na manji izbor termina kod sale i fotografa.

  
  

Upravo zato se planer za vjenčanje i uzima kao okvir, a ne kao ukras. Ovako ga je opisala Lorena B., koja je uz njega planirala svoje vjenčanje:

Nije kao u većini planera poluprazna bilježnica nego je baš pravi planer s pitanjima, detaljima, pomoći. Lorena B., o planeru vjenčanja I Do

Organizator je uloga, ne osoba

Vjenčanje bez wedding plannera ne znači vjenčanje bez organizacije. Znači da tu ulogu preuzimate vi, što je posve izvedivo kad se zna tko što radi i do kad.

Dogovorite podjelu ovaj tjedan, odredite jedno mjesto gdje se sve zapisuje i nađite osobu za sam dan. To troje je razlika između godine dana mirnog planiranja i godine dana pitanja jesmo li nešto zaboravili.